Home » » Ulasan Tentang Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli

Ulasan Tentang Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli

Ulasan Tentang Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli

Ulasan Tentang Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli

Pengertian Perencanaan

Perencanaan merupakan suatu proses yg sistematis dalam pengambilan keputusan tentang tindakakan yg akan dilakukan pada waktu yg akan datang. Disebut sistematis karena perencanaan itu dilaksanakan dengan menggunakan prinsip-prinsip tertentu. Prinsip-prinsip tersebut mencakup proses pengambilan keputusan. Penggunaan pengetahuan dan teknik secara ilmiah, serta tindakan atau kegiatan yg terorganisasi. Perencanaan sebenarnya adalah suatu cara “rasional” untuk mempersiapkan masa depan (Becker,2007:98).

Rustiadi (2008:339) menyatakan bahwa:“Perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yg ingin dicapai di masa yg akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yg dibutuhkan untuk mencapainya. Sebagian kalangan berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu aktivitas yg dibatasi oleh lingkup waktu tertentu, sehingga perencanaan, lebih jauh diartikan sebagai kegiatan terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam waktu tertentu. Artinya perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yg ingin dicapai di masa yg akan dating serta menetapkan tahapan-tahapan yg dibutuhkan untuk mencapainya. Dengan demikian, proses perencanaan dilakukan dengan menguji berbagai arah pencapaian serta mengkaji berbagai ketidakpastian yg ada, mengukur kemampuan (kapasitas) kita untuk mencapainya kemudian memilih arah-arah terbaik serta memilih langkah-langkah untuk mencapainya.”

 Dalam hal ini Handayaningrat (2008:89) mengemukakan bahwa:
“Planning is the process of preparing a set of decision for actionin the future directed at achieving goals by preferable means” (Perencanaan adalah proses untuk mempersiapkakn seperangkat keputusan tentang kegiatan-kegiatan pada masa yg akan datang dengan diarahkan pada pencapaian tujuan-tujuan melaluill penggunaan saran yg tersedia). Sejalan dengan prinsip-prinsip tersebut,

Lebih lanjut Handayaningrat (2008:91) berpendapat bahwa “Planning is a process by which a scientific and technical knowledge is joined to organizedaction”. Perencanaan adalah suatu proses dimana pengetahuan ilmiah dan teknis bergabung dengan organizedaction.

Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2008:2) sebagai berikut: “Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yg diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”

Garth N.Jone (2007:12) Perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembanngan dari pada tindakan yg paling baik untuk pencapaian tugas.

Lebih lanjut Garth N.Jone (2007:15) Perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta-fakta dan atau perkiraan yg mendekat (estimate) sebagai persiapan untuk melaksanakan tindakan-tindakan kemudian.

 Siagian (2008:29), Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara matang daripada hal-hal yg akan dikerjakan di masa yg akan datang dalam rangka pencapaian yg telah ditentukan.

 Terry (2007:92) perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yg berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yg diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.

Dari penjelasan tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan merupakan kegiatan menetapkan, merumuskan tujuan dan mengatur pendaya-gunaan manusia, material, metode dan waktu secara efektif dalam rangkan pencapaian tujuan.

Langkah-Langkah Dalam Menyusun Perencanaan

Perencanaan dalam suatu perusahaan kadang-kadang begitu kompleks, karena untuk perencanaan tersebut meliputi berbagai bidang di mana tanpa koordinasi yg baik dapat menimbulkan benturan-benturan yg akibatnya dapat cukup parah. Dapat kita misalkan, perjalanan suatu kereta api yg dengan tanpa adanya koordinasi yg baik, kemungkinan akan terjadi tabrakan atau harus menunggu terlalu lama pada simpangan-simpangan.
Menurut Terry (2007:98) dalam bukunya proses perencanaan terdiri dari 5 tahap :

Penetapan Tujuan Organisasi
Penetapan tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayg dijadikan arah abgi keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus dibuat sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan yg bersifat kualitatif memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan tujuan organisasi yg tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai merupakan langkah pertama yg sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus dapat membuat perencanaan yg efektif dan efisien. Kegagalam atau tidak merumuskan tujaun organisasi disebabkan :
  • Keengganan menetapkan alternatif tujuan. Seringkali pemimpin/manajer dihdapkan kepada berbagai keukaran mengakui kenyataan bahwa tidak semua hal dapat dicapainya, akibatnya pemimpin/manajer enggan membuat komitmen organisasi kepada satu tujuan jika tidak tercapai maka pemimpin/manajer dihadapkan kepada penilaian tidak berhasil
  • Takut gagal. Pemimpin/manajer yg menetapkan satu tujuan umumnya takut tidak mencapainya (gagal) dan oleh karena itu pemimpin/manajer sering merumuskan banyak tujuan yg akan dicapai. Meskipun ada menajer bertipe berani menghadapi resiko akan tetapi umumnya resiko sering kali dihindari sedapat mungkin
  • Kekurangan pengetahuan tentang organisasi. Pemimpin/manajer akan menetapkan tujuan organisasi yg tepat, jika pemimpin/manajer tidak mempunyai pengetahuan yg luas tentang organisasi dan unit-unitnya. Setiap bagian (unit) mempunyai keterkaitan yg luas dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Pemimpin/manajer harus mengetahui berbagai karakteristik unit dan organisasi secara keseluruhan agar dengan mudah dapat mengarahkan dan mengelola sarana dan prasarana secara efktif dan efisien
  • Kekurangan pengetahuan akan lingkungan. Pemimpin/manajer disamping mengetahui lingkungan internal organisasi juga harus emngenal lingkungan eksternal organisasi. Tanpa mengenal lingkungan eksternal organisasi, maka manajemen organisasi akan berjalan secara acak (tak terarah) dan akan mudah terhempas oelh lingkungan eksternal yg mengitarinya. Lingkungan eksternal di dunia organisasi meliputi pesaing, pemasok, sponsor, target sasaran, lembaga pemerintah, masyarakat luas dan lain sebagainya.
  • Kurang percaya diri.  Untuk mempunyai kemantapan terhadap tujuan organisasi,maka pemimpin/manajer dan orang-orangnya harus mempunyai kepercayaan diri yg kuat (self confidence) bahwa ia mampu mencapai tujuan yg telah di tetapkan. Jika manajer mempunyai kepercayaan diri yg lemah maka akan senantiasa ragu di dalam melaksanakan tugasnya.

Apa yg dapat dikerjakan untuk membantu pemimpin/manajer didalam merumuskan tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Pemimpin/ manajer yg pengetahuannya kurang memadai di bidang lingkungan eksternal organisasi membutuhkan bantuan di bidang sistem informasi yg cukup memadai yg dapat disediakan dengan berbagai cara yg berbeda-beda. Dalam program pengembangan manajemen organisasi pemimpin/manajer akan melakukan kontak informal dari berbagi unit. Departemen atau divisi yg berbeda-beda. Kontak informal ini membantu untuk mengetahui berbagai hal yg ada diluar organisasi dan juga meningkatkan kepercayaan diri pemimpin di dalam melaksanakan tugasnya. Berbagai kendala atau ketakutan akan kegagalan akan dapat ditekan serendah mungkin jika organisasi telah mempunyai komunikasi yg baik dan efektif dalam kaitannya dengan penyusunan rencana. Bilamana perenecanaan merupakan proses yg mudah dimengerti maka akan lebih mudah bagi setiap individu mengembangkan tujuannya serta akan memperoleh bantuan di dalam mengembangkan rencana untuk mencapai nilai tujuan. Bilamana teknik pengambilan keputusan dipakai secara meluas maka akan lebih mudah menetapkan alternatif yg diperlukan untuk mencapai tujuan lainnya. Ketakutan akan kegagalan dan kekurang yakinan diri juga dapat diperkecil melalui penataan dan penetapan tujuan yg realisitis serta berbagai cara untuk mencapainya. Pelatihan dan pembimbingan merupakan langkah yg efektif di dalam mencapai tujuan organisasi. Pengakuan dan penghargaan terhadap mereka yg berhasil merupakan langkah kedua dan menyediakan respon yg konstruktif dan mendukung ketika target masih belum tercapai merupakan langkah ketiga yg tidak bisa di remehkan. Perencanaan secara tidak langsung terkait dengan perubahan dan mengimplementasikan serta mengelola perubahan merupakan bagian tugas yg penting bagi manajemen. Banyak cara yg harus dilakukan oleh manajemen di dalam menghadapi berbagai perlawanan yg dilakukan oleh pihak lain atau bawahan yaitu :
  • Perlu melibatkan pegawai dan kelompok terkait lainnya termasuk berbagai pihak yg berkepentingan di dalam proses perencanaan
  • Menyediakan informasi yg memadai bagi pegawai mengenai rencana dan berbagai konsekuensi yg mungkin terjadai agar supaya mereka mau mengerti tentang kebutuhan akan adanya perubahan manfaat yg diharapkan dan apa yg diperlukan bagi implementasi yg efektif dan efisien.
  • Mengembangkan perencaan yg efektif dan efisien serta implementasi yg efektif dan efisien pula. Catatan penelusuran keberhasilan kepercayaan diri bagi penyusun rencana dan pengakuan rencana baru.
  • Sadar akan dampak perubahan organisasi yg diusulkan dan memperkecil gangguan yg tidak dikehendaki. Jika pengenalan proses manufaktur baru mengarah kepada pemberhentian  (pemutusan hubungan kerja) maka pelaksanaan proses baru tersebut harus dikaitkan dengan kendala yg ada sereta meyakinkan mereka yg berprasangka negative
  • Penetapan tujan dan skala prioritas di awal telah dijelaskan bahwa langkah awal di dalam menyususn rencana harus dimulai dari tujuan. Di dalam menyusun rencana maka pemimpin/manajer atau perencana harus menetapkan skala prioritas dan waktu yg tepat tentang tercapainya tujuan. Di samping itu maka pemimpin/manajer harus menyadari  konflik tujuan dan harus pula menyediakan pengukuran tujaun sehingga hasil dari pelaksanaan dapat diukur dan dievaluasi. 
Berbagai aspek yg harus diperhatikan di dalam penetapan tujan dan prioritas meliputi :
1. Skala Prioritas Tujuan
Yg dimaskud skala prioritas adalah urutan kepentingan dari tertinggi sampai terendah. Skala prioritas memegang peranan ygsangat penting sebab skala prioritas ini akan memberikan perhatian yg penuh bagi manajer didalam mengalokasikan sumber daya yg ada sehingga yg diutamakan adalah yg mempunyai prioritas utama (terpenting). Skala prioritas tujuan organisasi menunjukkan tahapan yg hendak dicapai yg disesuaikan dengan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman organisasi. Karena penetapan skala prioritas merupakan keputusan kebijakan maka umumnya manajer menghadapi kesulitan di dalam merumuskannya. Untuk itu biasanya disusun tim yg akan membahas skala prioritas tersebut.
2. Kerangka Waktu Tujuan
Di dalam kajian analisis studi gerak dan waktu dijelaskan bahwa setiap setiap gerak membutuhkan waktu dan tindakan merupakan kumpulan gerak sehingga tindakan akan lebih banyak waktu yg diperlukan dibandingkan gerak. Dimensi waktu secara tak langsung merujuk pada aktivitas organisasi yg diarahkan oleh berbagai tujuan yg berbeda dan sangat tergantung kepada durasi (penyelesaian) tidankan yg direncanakan. Tujuan jangka pendek dapat dicapai dalam waktu kurang dari satu tahun sedangkan tujuan jangka menengah dicapai kurang dari 5 tahun, akan tetapi lebih dari satu tahun keterkaitan prioritas dan waktu sangat erat dan keterkaitan itulah maka dapat menetapkan suatu definisi tentang suatu kegiatan atau suatu obyek. Batasan waktu dapat menjadi manajemen berpikir dan bertindak efektif sehingga menghasilkan kinerja yg efektif pula. Dari ukuran (dimensi) waktu maka kinerja organisasi akan dapat diketahui apakah organisasi tersebut telah melakukan tugasnya secara efektif dan efisien. Dalam kaitannya dengan waktu ini pula maka meskipun tujuan organisasi diklasifikasikan kedalam jangka pendek, menengah dan panjang aka tetapi ketiganya sebenarnya mempunyai satu kesatuan yg utuh, karena ketiganya akan saling mempengaruhi. Oleh karena itu perhatian manajemen suatu organisasi tidak dibenarkan hanya berfokus pada salah satu unsur waktu saja.
a) Konflik Diantara Tujuan
Organisasi akan berhubungan dengan berbagai pihak yg berkepentingan dan berbagai pihak yg berkepentingan atas organisasi mempunyai berbagai otoritas yg berbeda-beda dari mulai lemah sampai yg kuat. Yg kuat mempunyai pengaruh yg besar bagi perkembangan dan kinerja prganisasi. Karena benyaknya pihak yg berkepentingan maka tidak menutup kemungkinan akan terjadi konflik tujuan organisasi. Oleh karena itu, manajemen dituntut untuk membuat keputusan yg bijak agar pihak yg berkepentingan tidak merasa dikecewakan. Meskipun dengan sebenarnya terdapat tujuan organisasi umumnya tidak akan menolaknya dan manajemen harus mempertimbangkan berbagai kepentingan dan pemusatan dari berbagai kelompok berkepentingan yg berbeda-beda.
b) Pengukuran Tujuan
Tujuaan organisai harus dapat dimengerti dan diterima guna membantu manajemen agar dapat mencapainya. Dalam kenyataannya, banyak orang percaya bahwa tujuan spesifik yg mudah diukur akan dapat meningkatkan kinerja, baik bagi individu maupun bagi organisasi. Dalam kaitannya dengan pengukuranini yg harus diperhatikan adalah di bidang apa yg akan diukur dan apa jenis pengukurannya serta metode apa yg digunakan di dalam pengukuran. Di dalam praktiknya ternyata kinerja manajemen yan efektif memerlukan penetapan pengukuran tujuan diberbagai bidang fungsi kegiatan.
3. Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)
Seberapa jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil mencapainya dan berbagai faktor apa yg berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan. Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yg akan datang. Oleh karena itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yg telah dilakukan telah berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn perencanaan untuk masa yg akan datang.
4. Mengenal Dukungan dan Kendala
Setiap penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yg akan mendukung perencanaan yg disusum dan kendala apa saja yg merintanginya. Dengan mengenal dukungan dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin tentang berbagai hal yg akan terjadi dari kemungkinan yg terjelek (terburuk) sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek akan menyadarkan pemimpin/ manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek dan terbaik harus dapat dicantumkan di dalam penyusunan perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan pendekatan terendah dan tertinggi (high and lawa point method) atau menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).
5. Mengembangkan Premis Peerencanaan
Yg dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yg sedang berubah akan sangat mempengaruhi aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi berjalan dan perlu peninjauan tentang segala tatanan yg ada dalam organisasi. Pemimpin/manajer yg ahli akan senantiasa berusaha memanfaatkan sumber informasi yg tersedia guna mengantisipasi dan merencanakan metode yg tepat untuk disesuaikan dengan segala kemungkinan yg akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan yg terkait dengan rencana yg akan di susun. Peramalan akan sangat membantu pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan memberikan sinyal dini bagi manajer.
6. Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana

Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan akan tetapi sebaiknya metode pengawasan yg akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu. Didalam metode pengaawasan telah dperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di lapangan serta berbagai cara menanggulanginya, jka metode pengawasan tidak dipersiapkan terlebih dahulu maka terjadi permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang sistematis dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar yg dikembangkan dan di rumuskan di dalam proses perencanaan.