Ulasan Tentang Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli
Pengertian Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu proses yg sistematis dalam
pengambilan keputusan tentang tindakakan yg akan dilakukan pada waktu yg akan
datang. Disebut sistematis karena perencanaan itu dilaksanakan dengan
menggunakan prinsip-prinsip tertentu. Prinsip-prinsip tersebut mencakup proses
pengambilan keputusan. Penggunaan pengetahuan dan teknik secara ilmiah, serta
tindakan atau kegiatan yg terorganisasi. Perencanaan sebenarnya adalah suatu
cara “rasional” untuk mempersiapkan masa depan (Becker,2007:98).
Rustiadi (2008:339) menyatakan bahwa:“Perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yg ingin
dicapai di masa yg akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yg dibutuhkan
untuk mencapainya. Sebagian kalangan berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu
aktivitas yg dibatasi oleh lingkup waktu tertentu, sehingga perencanaan, lebih
jauh diartikan sebagai kegiatan terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu dalam waktu tertentu. Artinya perencanaan adalah suatu proses
menentukan apa yg ingin dicapai di masa yg akan dating serta menetapkan
tahapan-tahapan yg dibutuhkan untuk mencapainya. Dengan demikian, proses
perencanaan dilakukan dengan menguji berbagai arah pencapaian serta mengkaji
berbagai ketidakpastian yg ada, mengukur kemampuan (kapasitas) kita untuk
mencapainya kemudian memilih arah-arah terbaik serta memilih langkah-langkah
untuk mencapainya.”
Dalam hal ini
Handayaningrat (2008:89) mengemukakan bahwa:
“Planning is the process of preparing a set of decision for
actionin the future directed at achieving goals by preferable means”
(Perencanaan adalah proses untuk mempersiapkakn seperangkat keputusan tentang
kegiatan-kegiatan pada masa yg akan datang dengan diarahkan pada pencapaian
tujuan-tujuan melaluill penggunaan saran yg tersedia). Sejalan dengan
prinsip-prinsip tersebut,
Lebih lanjut Handayaningrat (2008:91) berpendapat bahwa
“Planning is a process by which a scientific and technical knowledge is joined
to organizedaction”. Perencanaan adalah suatu proses dimana pengetahuan ilmiah
dan teknis bergabung dengan organizedaction.
Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2008:2)
sebagai berikut: “Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan
organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan
jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan
program) dan operasi (tindakan) yg diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan
secara menyeluruh.”
Garth N.Jone (2007:12) Perencanaan adalah suatu proses
pemilihan dan pengembanngan dari pada tindakan yg paling baik untuk pencapaian
tugas.
Lebih lanjut Garth N.Jone (2007:15) Perencanaan adalah
pemikiran rasional berdasarkan fakta-fakta dan atau perkiraan yg mendekat
(estimate) sebagai persiapan untuk melaksanakan tindakan-tindakan kemudian.
Siagian (2008:29),
Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara matang
daripada hal-hal yg akan dikerjakan di masa yg akan datang dalam rangka
pencapaian yg telah ditentukan.
Terry (2007:92)
perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat serta
menggunakan asumsi-asumsi yg berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan
dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yg diyakini diperlukan untuk mencapai
suatu hasil tertentu.
Dari penjelasan tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa
perencanaan merupakan kegiatan menetapkan, merumuskan tujuan dan mengatur
pendaya-gunaan manusia, material, metode dan waktu secara efektif dalam rangkan
pencapaian tujuan.
Langkah-Langkah Dalam Menyusun Perencanaan
Perencanaan dalam suatu perusahaan kadang-kadang begitu
kompleks, karena untuk perencanaan tersebut meliputi berbagai bidang di mana
tanpa koordinasi yg baik dapat menimbulkan benturan-benturan yg akibatnya dapat
cukup parah. Dapat kita misalkan, perjalanan suatu kereta api yg dengan tanpa
adanya koordinasi yg baik, kemungkinan akan terjadi tabrakan atau harus
menunggu terlalu lama pada simpangan-simpangan.
Menurut Terry (2007:98) dalam bukunya proses perencanaan
terdiri dari 5 tahap :
Penetapan
Tujuan Organisasi
Penetapan tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari
proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayg dijadikan
arah abgi keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus dibuat
sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan
tujuan yg bersifat kualitatif memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari
berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan
adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan
tujuan organisasi yg tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan sumber
daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan organisasi akan
membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien.
Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar maupun
perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas pertama atau
kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai merupakan langkah pertama yg
sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus dapat membuat
perencanaan yg efektif dan efisien. Kegagalam atau tidak merumuskan tujaun
organisasi disebabkan :
- Keengganan menetapkan alternatif tujuan. Seringkali pemimpin/manajer dihdapkan kepada berbagai keukaran mengakui kenyataan bahwa tidak semua hal dapat dicapainya, akibatnya pemimpin/manajer enggan membuat komitmen organisasi kepada satu tujuan jika tidak tercapai maka pemimpin/manajer dihadapkan kepada penilaian tidak berhasil
- Takut gagal. Pemimpin/manajer yg menetapkan satu tujuan umumnya takut tidak mencapainya (gagal) dan oleh karena itu pemimpin/manajer sering merumuskan banyak tujuan yg akan dicapai. Meskipun ada menajer bertipe berani menghadapi resiko akan tetapi umumnya resiko sering kali dihindari sedapat mungkin
- Kekurangan pengetahuan tentang organisasi. Pemimpin/manajer akan menetapkan tujuan organisasi yg tepat, jika pemimpin/manajer tidak mempunyai pengetahuan yg luas tentang organisasi dan unit-unitnya. Setiap bagian (unit) mempunyai keterkaitan yg luas dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Pemimpin/manajer harus mengetahui berbagai karakteristik unit dan organisasi secara keseluruhan agar dengan mudah dapat mengarahkan dan mengelola sarana dan prasarana secara efktif dan efisien
- Kekurangan pengetahuan akan lingkungan. Pemimpin/manajer disamping mengetahui lingkungan internal organisasi juga harus emngenal lingkungan eksternal organisasi. Tanpa mengenal lingkungan eksternal organisasi, maka manajemen organisasi akan berjalan secara acak (tak terarah) dan akan mudah terhempas oelh lingkungan eksternal yg mengitarinya. Lingkungan eksternal di dunia organisasi meliputi pesaing, pemasok, sponsor, target sasaran, lembaga pemerintah, masyarakat luas dan lain sebagainya.
- Kurang percaya diri. Untuk mempunyai kemantapan terhadap tujuan organisasi,maka pemimpin/manajer dan orang-orangnya harus mempunyai kepercayaan diri yg kuat (self confidence) bahwa ia mampu mencapai tujuan yg telah di tetapkan. Jika manajer mempunyai kepercayaan diri yg lemah maka akan senantiasa ragu di dalam melaksanakan tugasnya.
Apa yg dapat dikerjakan untuk membantu pemimpin/manajer
didalam merumuskan tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Pemimpin/
manajer yg pengetahuannya kurang memadai di bidang lingkungan eksternal
organisasi membutuhkan bantuan di bidang sistem informasi yg cukup memadai yg
dapat disediakan dengan berbagai cara yg berbeda-beda. Dalam program
pengembangan manajemen organisasi pemimpin/manajer akan melakukan kontak
informal dari berbagi unit. Departemen atau divisi yg berbeda-beda. Kontak
informal ini membantu untuk mengetahui berbagai hal yg ada diluar organisasi
dan juga meningkatkan kepercayaan diri pemimpin di dalam melaksanakan tugasnya.
Berbagai kendala atau ketakutan akan kegagalan akan dapat ditekan serendah
mungkin jika organisasi telah mempunyai komunikasi yg baik dan efektif dalam
kaitannya dengan penyusunan rencana. Bilamana perenecanaan merupakan proses yg
mudah dimengerti maka akan lebih mudah bagi setiap individu mengembangkan
tujuannya serta akan memperoleh bantuan di dalam mengembangkan rencana untuk
mencapai nilai tujuan. Bilamana teknik pengambilan keputusan dipakai secara
meluas maka akan lebih mudah menetapkan alternatif yg diperlukan untuk mencapai
tujuan lainnya. Ketakutan akan kegagalan dan kekurang yakinan diri juga dapat
diperkecil melalui penataan dan penetapan tujuan yg realisitis serta berbagai
cara untuk mencapainya. Pelatihan dan pembimbingan merupakan langkah yg efektif
di dalam mencapai tujuan organisasi. Pengakuan dan penghargaan terhadap mereka yg
berhasil merupakan langkah kedua dan menyediakan respon yg konstruktif dan
mendukung ketika target masih belum tercapai merupakan langkah ketiga yg tidak
bisa di remehkan. Perencanaan secara tidak langsung terkait dengan perubahan
dan mengimplementasikan serta mengelola perubahan merupakan bagian tugas yg
penting bagi manajemen. Banyak cara yg harus dilakukan oleh manajemen di dalam
menghadapi berbagai perlawanan yg dilakukan oleh pihak lain atau bawahan yaitu
:
- Perlu melibatkan pegawai dan kelompok terkait lainnya termasuk berbagai pihak yg berkepentingan di dalam proses perencanaan
- Menyediakan informasi yg memadai bagi pegawai mengenai rencana dan berbagai konsekuensi yg mungkin terjadai agar supaya mereka mau mengerti tentang kebutuhan akan adanya perubahan manfaat yg diharapkan dan apa yg diperlukan bagi implementasi yg efektif dan efisien.
- Mengembangkan perencaan yg efektif dan efisien serta implementasi yg efektif dan efisien pula. Catatan penelusuran keberhasilan kepercayaan diri bagi penyusun rencana dan pengakuan rencana baru.
- Sadar akan dampak perubahan organisasi yg diusulkan dan memperkecil gangguan yg tidak dikehendaki. Jika pengenalan proses manufaktur baru mengarah kepada pemberhentian (pemutusan hubungan kerja) maka pelaksanaan proses baru tersebut harus dikaitkan dengan kendala yg ada sereta meyakinkan mereka yg berprasangka negative
- Penetapan tujan dan skala prioritas di awal telah dijelaskan bahwa langkah awal di dalam menyususn rencana harus dimulai dari tujuan. Di dalam menyusun rencana maka pemimpin/manajer atau perencana harus menetapkan skala prioritas dan waktu yg tepat tentang tercapainya tujuan. Di samping itu maka pemimpin/manajer harus menyadari konflik tujuan dan harus pula menyediakan pengukuran tujaun sehingga hasil dari pelaksanaan dapat diukur dan dievaluasi.
1. Skala
Prioritas Tujuan
Yg dimaskud skala prioritas adalah urutan kepentingan dari
tertinggi sampai terendah. Skala prioritas memegang peranan ygsangat penting
sebab skala prioritas ini akan memberikan perhatian yg penuh bagi manajer
didalam mengalokasikan sumber daya yg ada sehingga yg diutamakan adalah yg
mempunyai prioritas utama (terpenting). Skala prioritas tujuan organisasi
menunjukkan tahapan yg hendak dicapai yg disesuaikan dengan kekuatan,
kelemahan, kesempatan dan ancaman organisasi. Karena penetapan skala prioritas
merupakan keputusan kebijakan maka umumnya manajer menghadapi kesulitan di
dalam merumuskannya. Untuk itu biasanya disusun tim yg akan membahas skala
prioritas tersebut.
2. Kerangka
Waktu Tujuan
Di dalam kajian analisis studi gerak dan waktu dijelaskan
bahwa setiap setiap gerak membutuhkan waktu dan tindakan merupakan kumpulan
gerak sehingga tindakan akan lebih banyak waktu yg diperlukan dibandingkan
gerak. Dimensi waktu secara tak langsung merujuk pada aktivitas organisasi yg
diarahkan oleh berbagai tujuan yg berbeda dan sangat tergantung kepada durasi
(penyelesaian) tidankan yg direncanakan. Tujuan jangka pendek dapat dicapai
dalam waktu kurang dari satu tahun sedangkan tujuan jangka menengah dicapai
kurang dari 5 tahun, akan tetapi lebih dari satu tahun keterkaitan prioritas
dan waktu sangat erat dan keterkaitan itulah maka dapat menetapkan suatu
definisi tentang suatu kegiatan atau suatu obyek. Batasan waktu dapat menjadi
manajemen berpikir dan bertindak efektif sehingga menghasilkan kinerja yg
efektif pula. Dari ukuran (dimensi) waktu maka kinerja organisasi akan dapat
diketahui apakah organisasi tersebut telah melakukan tugasnya secara efektif
dan efisien. Dalam kaitannya dengan waktu ini pula maka meskipun tujuan
organisasi diklasifikasikan kedalam jangka pendek, menengah dan panjang aka
tetapi ketiganya sebenarnya mempunyai satu kesatuan yg utuh, karena ketiganya
akan saling mempengaruhi. Oleh karena itu perhatian manajemen suatu organisasi
tidak dibenarkan hanya berfokus pada salah satu unsur waktu saja.
a) Konflik
Diantara Tujuan
Organisasi akan berhubungan dengan berbagai pihak yg
berkepentingan dan berbagai pihak yg berkepentingan atas organisasi mempunyai
berbagai otoritas yg berbeda-beda dari mulai lemah sampai yg kuat. Yg kuat
mempunyai pengaruh yg besar bagi perkembangan dan kinerja prganisasi. Karena
benyaknya pihak yg berkepentingan maka tidak menutup kemungkinan akan terjadi
konflik tujuan organisasi. Oleh karena itu, manajemen dituntut untuk membuat
keputusan yg bijak agar pihak yg berkepentingan tidak merasa dikecewakan.
Meskipun dengan sebenarnya terdapat tujuan organisasi umumnya tidak akan
menolaknya dan manajemen harus mempertimbangkan berbagai kepentingan dan pemusatan
dari berbagai kelompok berkepentingan yg berbeda-beda.
b) Pengukuran
Tujuan
Tujuaan organisai harus dapat dimengerti dan diterima guna
membantu manajemen agar dapat mencapainya. Dalam kenyataannya, banyak orang
percaya bahwa tujuan spesifik yg mudah diukur akan dapat meningkatkan kinerja,
baik bagi individu maupun bagi organisasi. Dalam kaitannya dengan pengukuranini
yg harus diperhatikan adalah di bidang apa yg akan diukur dan apa jenis
pengukurannya serta metode apa yg digunakan di dalam pengukuran. Di dalam
praktiknya ternyata kinerja manajemen yan efektif memerlukan penetapan
pengukuran tujuan diberbagai bidang fungsi kegiatan.
3. Mendefinisikan
Situasi Sekarang (Berjalan)
Seberapa jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka
pendeknya atau berhasil mencapainya dan berbagai faktor apa yg berpengaruh ?
pertanyaan ini tentunya sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi
sedang berjalan. Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan
sekarang sangat dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi
sekarang sangan dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yg akan
datang. Oleh karena itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting
artinya bagi seorang pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada
posisi sekarang merupakan petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yg
telah dilakukan telah berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di
dalam menyususn perencanaan untuk masa yg akan datang.
4. Mengenal
Dukungan dan Kendala
Setiap penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yg akan
mendukung perencanaan yg disusum dan kendala apa saja yg merintanginya. Dengan
mengenal dukungan dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi
sedini mungkin tentang berbagai hal yg akan terjadi dari kemungkinan yg
terjelek (terburuk) sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya
pemimpin/manajer lebih memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan
terjelek dari pada memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai
kemungkinan terjelek akan menyadarkan pemimpin/ manajer untuk bertindak
hati-hati, sedangkan memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi
pemimpin/manajer di dalam melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek
dan terbaik harus dapat dicantumkan di dalam penyusunan perencanaan.
Pemimpin/manajer dapat menggunakan pendekatan terendah dan tertinggi (high and
lawa point method) atau menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the
best method).
5. Mengembangkan
Premis Peerencanaan
Yg dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan
dimana organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yg sedang berubah akan
sangat mempengaruhi aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi berjalan dan
perlu peninjauan tentang segala tatanan yg ada dalam organisasi.
Pemimpin/manajer yg ahli akan senantiasa berusaha memanfaatkan sumber informasi
yg tersedia guna mengantisipasi dan merencanakan metode yg tepat untuk
disesuaikan dengan segala kemungkinan yg akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum
pemimpin/manajer menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat
peramalan yg terkait dengan rencana yg akan di susun. Peramalan akan sangat
membantu pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan
memberikan sinyal dini bagi manajer.
6. Mengembangkan
Metode Pegawasan Operasi Rencana
Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan akan tetapi
sebaiknya metode pengawasan yg akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu.
Didalam metode pengaawasan telah dperhitungkan berbagai permasalahan dan
kendala di lapangan serta berbagai cara menanggulanginya, jka metode pengawasan
tidak dipersiapkan terlebih dahulu maka terjadi permasalahan atau kendala di
lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang sistematis dan cenderung bersifat
acak. Pengawasan melibatkan analisis berkelanjutan dan pengukuran operasi
aktual terhadap standar yg dikembangkan dan di rumuskan di dalam proses
perencanaan.
